De AVG – de Algemene Verordening Gegevensbescherming – is de in Nederland van kracht zijnde privacywetgeving. En deze wetgeving heeft nogal wat gevolgen voor eigenaren van stichtingen en verenigingen. We geven je vijf tips die je helpen de AVG goed op orde te houden.
1. Ga zorgvuldig om met je ledenadministratie
Dit bestand bevat persoonsgegevens van de leden van je stichting. Voorbeelden daarvan zijn namen, e-mailadressen en eventuele betaalgegevens.
Let er hierbij goed op dat je alléén gegevens vastlegt die noodzakelijk zijn voor het lidmaatschap van de persoon in kwestie. Het is namelijk niet toegestaan om andere gegevens vast te leggen in je ledenadministratie.
2. Deel niet zomaar een ledenlijst
Zelfs wanneer je ledenadministratie uitsluitend noodzakelijke gegevens bevat, is het verboden om deze zomaar te delen met andere leden. Dit mag alleen wanneer je daar een zogenoemd gerechtvaardigd belang bij hebt. Dat is bijvoorbeeld het geval als andere leden deze gegevens ook daadwerkelijk nodig hebben.
3. Publiceer niet zomaar filmpjes en video’s
Dit kan namelijk de privacy van je leden aantasten. Zorg daarom altijd dat je toestemming hebt voor het plaatsen van beelden. Laat leden daarbij ook weten waar en waarom de beelden worden gepubliceerd.
4. Regel toestemming wanneer je persoonsgegevens aan derden doorgeeft
Het is bijvoorbeeld niet zomaar toegestaan om persoonsgegevens aan sponsors te geven. Je mag deze alléén gebruiken voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Leden moeten bovendien de kans krijgen hun toestemming terug te trekken.
5. Geef persoonsgegevens wél door aan de gemeente
Althans – als ze daar om vragen. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn bij een subsidieaanvraag. En dan mag het vanzelfsprekend wel.
Bron: Kamer van Koophandel
