Officeportaal Q1 2020 release
De Q1-2020 release bevat vele nieuwe functionaliteiten die we hieronder hebben opgenomen.
Multi upload van documenten
Er is een multi-upload functie geintroduceerd voor het kantoor waarop meerdere documenten tegelijkertijd naar het Officeportaal kunnen worden ge-upload. Optioneel kunnen de ondertekenaars, documentsoorten, het jaar, periode en de begeleidende tekst worden meegeven.
Enterprise Search
Het zoeken binnen het hele portaal is geheel versimpeld. Nu is het mogelijk om te zoeken binnen alle aanwezige informatie, denk aan al je communicatie logs, taken, documenten, inclusief het zoeken binnen de geuploade PDF bestanden.
Document- en dossierbeheer
Er is een nieuwe module toegevoegd voor dossier management. Hiermee kan eenvoudig het gehele
afhandelingsproces voor nieuwe klanten of het jaarwerk worden gevolgd. Functionaliteiten zijn:
– Eigen dossier checklist typen aanmaken voor een complete bewaking van het proces
– Na upload document door de klant direct automatisch de status wijzigen in de checklist van het dossier
– Na goedkeuring of digitaal ondertekenen direct automatisch de status wijzigen in de checklist van het dossier
– Versiebeheer op documenten, na upload wordt automatisch het huidige document gearchiveerd
– Gebruik van checklisten in dossiers
– Vanuit de checklist direct goedkeuren en digitaal ondertekenen starten
– Alle dossier statussen van alle klanten in 1 dashboard in beeld
– Tonen dossier status pagina per klant tijdens bespreking met je klant
Financieel dashboard
Het is nu mogelijk om op basis van een Excel of CSV bestand een import te doen van financiële gegevens uit financiële systemen van derden. Het dashboard is alleen zichtbaar in het Officeportaal, maar in de volgende release zal het dashboard ook binnen de mobiele app worden gepresenteerd. Koppeling met andere systemen is mogelijk om real-time het dashboard te vullen.Tijdregistratie
Vanuit de dossiers is het mogelijk om tijd te registreren. Na de registratie kunnen managers binnen het kantoor de tijdregistratie goedkeuren. Het resultaat kan eenvoudig worden geëxporteerd naar Excel. Koppeling met andere systemen is mogelijk.CRM
Er zijn een groot aantal CRM functies toegevoegd aan het Officeportaal zoals bijvoorbeeld: – Meer klantinformatie kunnen vastleggen zoals adres informatie – Gebruik van klant categorieën – Verjaardag contactpersonen – Intern commentaar toevoegen bij de klant – Favoriete klanten kunnen aangeven zodat ze snel kunnen worden gevonden – CRM dashboard met sectoren, type klant, categorieën en trendlijn nieuwe klantenExtra bijlagen toevoegen in PDF
Het is mogelijk om bij het aanmaken van het document extra PDF documenten van de klant toe te voegen. Na het opslaan van dit nieuwe document worden deze PDF documenten (maximaal 3 PDF’s) samengevoegd tot 1 PDF ter goedkeuring en/of ondertekening.Overige toevoegingen
Een greep uit de hoogtepunten in deze release
Verbetersuggesties
Het is nu mogelijk om vanuit het accountantskantoor klanten te informeren over verbetersuggesties. Na de registratie van de verbetersuggestie krijgt de klant een email notificatie en kan de verbetersuggestie worden bekeken in het Officeportaal.
Nextens archieflabels
Het is mogelijk om de documensoorten in het Officeportaal synchroon te maken met de gebruikte
labels in Nextens.
Direct archiveren na goedkeuring
Bij het aanmaken van een nieuw document is het mogelijk om aan te geven dat na de goedkeuring
van het document de status direct op archivering dient te worden gezet.
Documenten toevoegen vanuit de klant
Het is nu mogelijk om vanuit het klant record direct document van de klant toe te voegen aan het
klanten dossier.
Archieflabels en documentsoorten
Het is nu mogelijk om bij gearchiveerde documenten de archieflabels en documentsoorten te
wijzigen.
Akte van goedkeuring
Bij het aanmaken van een nieuw document is het mogelijk om aan te geven dat na de goedkeuring een extra PDF pagina dient te worden toegevoegd zodat bij een toekomstige download van het document altijd bekend is wie het document heeft goedgekeurd.
Taak na goedkeuring of digitaal ondertekening
Na elke goedkeuring van een document of digitale ondertekening van een document kan er
automatisch een taak worden aangemaakt zodat na de beslissing een overzicht ontstaat van de
verdere afhandeling.
Fixes
Er zijn vele issues opgelost. Zo kunt u nu bijv. de volgorde van ondertekenaars wijzigen nadat het document is opgeslagen. Ook blijven we aandacht schenken aan de informatie op pagina’s en overzichten.