Videobellen voor accountancy, van gimmick naar vereiste.
Door de coronacrisis staan de meeste klanten van accountants, boekhouders en andere dienstverleners psychisch en financieel onder druk. De gevolgen van de maatregelen tegen verdere verspreiding van het coronavirus zijn funest voor veel bestaande businessmodellen. Waar ondernemers voorheen een betrouwbare toekomstplanning voor de komende vijf jaar maakten, heerst op dit moment veel onzekerheid over het eigen voortbestaan of zijn veranderingen in de manier van werken echt noodzakelijk. Videobellen speelt daarin een belangrijke rol.
’Never waste a good crisis’
Hoewel de maatregelen tegen verdere verspreiding van het coronavirus de laatste maanden zijn versoepeld, houden onder meer bedrijven in de horeca, reisbranche, toerisme en transport naar verwachting nog jarenlang last van de nadelige gevolgen. Ook andere branches voelen de gevolgen en moeten zich aanpassen aan een nieuwe realiteit. Toch is het niet alleen kommer en kwel. De bekende uitspraak “Never waste a good crisis”, van de Britse staatsman Winston Churchill spreekt boekdelen: tijdens een crisis worden mensen vaak heel vindingrijk. Men ziet mogelijkheden die anders niet ontdekt zouden zijn.
Creativiteit viert hoogtij
Dat geldt overigens niet alleen voor veranderingen in businessmodellen of productiemethoden. Door het aanvankelijk gedwongen 1,5 meter afstand houden en zoveel mogelijk thuiswerken zijn we heel creatief geworden. De toename in het aantal videogesprekken en het online delen van informatie is daar een goed voorbeeld van. Skype zag een piek in het aantal nieuwe aanmeldingen en nieuwkomer Zoom kwam razendsnel op als ideale tool om op afstand met collega’s te vergaderen. Zelfs verjaardagsfeestjes en vrijdagmiddagborrels werden binnen no-time virtueel via social media en videobellen door tientallen vrienden of collega’s bijgewoond. En dat zette mensen aan het denken: kunnen we dat niet veel meer doen? Is het daadwerkelijk altijd noodzakelijk om fysiek aanwezig te zijn voor een vergadering of gesprek?
Virtueel bereikbaar zijn wordt een vereiste
Ook accountants, administratiekantoren en boekhouders kunnen niet meer om dit soort ontwikkelingen heen. Waar het voorheen heel gebruikelijk was om de belastingaangiften, jaarrekening, boekhouding en andere financiële zaken persoonlijk met de klant te bespreken, is dat nu veel minder vanzelfsprekend. Klanten verwachten dat hun accountants en andere financiële dienstverleners ook virtueel op kantoor bereikbaar zijn. Dat betekent dat videobellen in de accountancy versneld zijn intrede doet. Deze trend is nu al duidelijk zichtbaar. De klant verwacht simpelweg dat het kan en het is aan de accountants om deze wens te realiseren. Als accountant alles bij het oude laten en denken dat de trend na het coronatijdperk wel zal overwaaien, is geen optie. Het Nieuwe Werken breekt nu echt door. Het gebruik van ICT-oplossingen voor onderlinge communicatie neemt een vlucht.
Voordelen van videobellen voor accountants en boekhouders
Kortom, er is veel aan het veranderen. Ondernemers moeten overleven en zijn momenteel gedwongen om innovatief te zijn. Zij verwachten niets minder dan dat hun accountant daarin meebeweegt. Videobellen is daarvan de meest voor de hand liggende dienst om aan te bieden. Een videocall maakt het mogelijk om elkaar rechtstreeks te zien. Het vervangt een persoonlijke meeting, terwijl het gesprek wel heel persoonlijk aanvoelt. Zelfs non-verbale communicatie komt goed over. Als accountant heb je bovendien de mogelijkheid om belangrijke financiële gegevens in de vorm van sheets of via een Powerpoint-presentatie in beeld te brengen. Zowel de klant als accountant kunnen hun scherm eenvoudig delen. Het bespaart de klant veel kosten en reistijd, die hij of zij goed kan gebruiken voor het richten op de eigen onderneming. Ook een efficiëntere planning en interne besparingen zijn enkele grote voordelen, zowel voor de accountant als de klant.
Tools voor videobellen
Voor videobellen zijn tegenwoordig veel tools op de markt, zoals Discord, FaceTime, Hangouts, Skype, Microsoft Teams, WhatsApp en Zoom daar slechts enkele voorbeelden van zijn. Hoewel functioneel en zeker een voorlopige oplossing, vraagt het videobellen om een meer custom made oplossing, waarmee het plannen en voeren van gesprekken eenvoudig en vooral ook veilig verloopt. Brixxs videobellen is hiervoor zeer geschikt. De klant maakt gebruik van een losse app. De software slaat geen data op, voldoet aan de Europese privacywetgeving en wordt gehost in Nederland. Doordat er geen gegevens worden opgeslagen, behoort browserproblematiek door gebruik van cookies op verschillende devices tot het verleden. Ook is het mogelijk om als accountant of boekhouder het bedrijfslogo in beeld of zelfs eigen advertenties te tonen. Daarmee is het een ideale oplossing voor accountants die de volgende stap willen maken in het professionaliseren van de mogelijkheid om videobellen aan hun klanten aan te bieden.
