Een veel gestelde vraag betreft factuur en Exact Online


Wat kan ik doen als mijn klant mijn factuur niet heeft ontvangen via Exact Online?

Als uw facturen niet bij de klant aankomen, heeft dat waarschijnlijk te maken met de instellingen van uw mailserver. U moet technische kennis hebben en bekend zijn met domeinnaamservers (DNS) om dit op te lossen. Er moeten dan namelijk SPF-records worden toegevoegd om te voorkomen dat Exact Online-documenten als spam worden gemarkeerd

SPF-records toevoegen om te voorkomen dat Exact Online-documenten als spam worden gemarkeerd

Als u een factuur via Exact Online naar een klant e-mailt, stuurt de server van Exact Online het bericht namens uw e-mailadres. Uit veiligheidsoverwegingen accepteert uw eigen host of het spamfilter van de ontvanger deze e-mails niet altijd. U kunt dit oplossen door in de host aan te geven welke IP-adressen berichten namens uw domein mogen sturen.

Hiervoor gebruikt u Sender Policy Framework-records (SPF-records) op uw domeinnaamserver (DNS). SPF-records controleren of de Exact Online- server een vertrouwde server is en e-mails namens u mag sturen. Als de records niet zijn ingesteld, kan het volgende gebeuren:

  • er wordt een foutmelding weergegeven wanneer u een e-mail probeert te sturen,
  • of de e-mail wordt als spam gezien door de server van de ontvanger en komt daardoor niet aan.

 

SPF-records toevoegen

  1. Log in op de beheerconsole van uw domein.
  2. Zoek de pagina waar u de DNS-records kunt bijwerken. Hiervoor moet u mogelijk de geavanceerde instellingen activeren.
  3. Maak een record in .txt-formaat aan met de onderstaande tekst:
    v=spf1 include:_spf.exactonline.nl ~all
    De manier waarop u een txt-bestand op de openbare DNS-server publiceert, verschilt per provider. Raadpleeg de documentatie van uw provider voor meer informatie.
  4. (Optioneel) Om nog een mailserver (bijvoorbeeld de mailserver of Google server van uw bedrijf) te autoriseren, voegt u het IP-adres of het argument include toe voor het argument ~all. Gebruik het formaat ip4:adres of ip6:adres. Zie Sender Policy Framework.

    Voorbeeld:v=spf1 ip4:xxx.xxx.xxx.xxx include:_spf.exactonline.nl ~all or

    v=spf1 include:_spf.exactonline.nl include:_spf.google.com ~all

  5. Als u meerdere SPF-records hebt, moet u ze in één record samenvoegen met de argumenten ip4 en include:. Bekijk de voorbeelden die de verschillende bedrijven zelf geven voordat u SPF-records samenvoegt.

    Voorbeeld:v=spf1 A MX include:spf.constantcontact.com include:spf.google.com include:spf.mandrillapp.com ~all

    • Als u Office 365 gebruikt, hebt u mogelijk ook aanvullende SPF-records nodig.
    • U kunt controleren of uw configuratie meerdere SPF-records heeft via http://mxtoolbox.com/supertool.aspx?action=spf%3aexactonline.nl#.
    • U kunt uw SPF-records controleren op (tik)fouten via http://mxtoolbox.com of http://www.mail-tester.com.
  6. Sla de wijzigingen op. Het kan tot 48 uur duren voordat de DNS-records worden doorgegeven.

 

U kunt nu facturen en andere documenten vanuit Exact Online naar uw klanten sturen.

Neem contact op met uw IT-afdeling of domeinprovider voor meer informatie over het aanmaken van SPF-records.

Bron : Wat kan ik doen als …

Veel gestelde vragen over Exact Online

Exact Online heeft deze limiet slechts voor een klein aantal integratiediensten gevalideerd. U kunt uw integratiedienst optimaliseren door “best practices” op het gebied van API-ontwerp toe te passen.

Hoe kun je bij Exact Online inloggen?

Wilt u bij Exact Online inloggen, dan kunt u de volgende stappen volgen om dit op te lossen:

    • Herstel uw gebruikersnaam of wachtwoord. Klik hiervoor op de inlogpagina van Exact Online of via: https://start.exactonline.nl/docs/Public.aspx?ReturnUrl=%2fdocs%2fPortal.aspx op de hyperlink Wachtwoord vergeten? en volg de instructies.
    • Gebruikt u verificatie in twee stappen? Controleer dan of u de verificatiecode correct hebt ingevoerd en of de tijd op uw telefoon juist is ingesteld.

De inlogpagina van Exact Online ziet er als volgt uit:

Exact Online inloggen

Zo zie de pagina van Exact Online eruit waar je kunt inloggen

Ben je je gebruikersnaam van Exact Online vergeten? Open dan je Google authenticator app en zoek naar: “ExactOnline:”. Hierachter staat namelijk je gebruikersnaam.

Overige Exact Online logins

Op het API platform van Brixxs kan er vrij eenvoudig een koppeling gelegd worden tussen Zoho CRM en Exact Online. Met de exact online zoho API koppeling kunnen makkelijk relatiegegevens, adressen, bankrekeningen, contactpersonen gesynchroniseerd worden tussen beide systemen. Maar ook de andere entiteiten van Exact Online kunnen met Zoho CRM gesynchroniseerd worden, zoals facturen. Zo is het ook mogelijk om vanuit Exact Online (via webhooks) automatsich data terug te plaatsen in Zoho CRM. Neem contact op met Brixxs om de mogelijkheden te bespreken om Zoho te koppelen aan Exact Online.

Welke gegevens kun je tussen Exact Online en Zoho synchroniseren?

  • Relatie informatie: NAW (facturatie-, lever-, postadressen), contactpersonen, mailadressen, communicatie logs
  • Productinformatie: Artikelcode, artikelomschrijving, prijsinformatie, productkenmerken en financiële instellingen
  • Ordergegevens: Ordernummer, klantgegevens, aflever gegevens, productinformatie en prijzen
  • Facturen: Factuurdatum, factuurbedrag en productinformatie
  • Betaalgegevens: Factuurbedrag, factuurdatum, vervaldatum en openstaand saldo

Zowel quickbooks als exact online ondersteunen REST api’s. Wil je een quickbooks exact online koppeling hebben? Wij configureren de koppeling tussen Quickbooks en Exact Online via het Brixxs API koppeling platform. Lees hier meer over onze mogelijkheden om te koppelen met Quickbooks

Binnen het Brixxs API platform kan er vrij eenvoudig een koppeling gelegd worden met de API’s van Mollie en Exact Online. Zo kan er bijv. als er betaald is, signalen worden naar je eigen software systemen. Daarnaast zou je ook bepaalde zaken in Exact Online kunnen regelen, omdat Exact Online ook REST api’s ondersteunt. We hebben een pagina specifiek voor de exact online koppeling mollie.

Exact Online heeft REST api’s beschikbaar die vrij eenvoudig gekoppeld kunnen worden aan Power BI. Lees op de pagina voor Exact Online en Power BI meer over deze koppeling.

Voor het importeren van gegevens maakt Exact online gebruik van Excel sheets. Wil je alsnog via Exact Online XML berichten importeren of exporteren? Neem dan contact op met Brixxs om de mogelijkheden te bespreken.

API Platform voor Exact Online XML koppelingen

Het kan zijn dat jouw retailer of groothandelaar XML SOAP berichten aanlevert, die je geautomatiseerd in Exact Online wil inladen. Binnen het API Platform van Brixxs kunnen we Exact Online koppelen aan andere informatiesystemen die XML SOAP berichten aanleveren.

Het is vrij eenvoudig om vanuit Exact Online je gegevens in je eigen Power BI omgeving te krijgen. Exact Online heeft namelijk een REST api beschikbaar gesteld om gegevens uit te lezen. Hierbij kan gedacht worden aan: verkooptransacties, inkooptransacties, artikelen, voorraden en nog vele andere entiteiten.  Je kunt vrijwel alle gegevens vanuit Exact Online in Power BI krijgen. Power BI koppelen met Exact online is dus vrij simpel, echter moet er wel rekening gehouden worden met de limieten van Exact Online, zo kun je maar voor nieuwe aanvragen vanaf juli 2021 enkel 5000 aanvragen doen per dag.

Power BI Exact Online connector

Via het API platform van Brixxs kan er vrij simpel een connectie worden gelegd tussen Power BI en Exact Online. Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.

Wat kun je met Mollie

Mollie is een payment service provider die betalingen voor onder andere webshops verwerkt. Vaak wordt er dan betaald met iDeal om de betalingen te verrichten.

Is het mogelijk om een Exact Online Mollie koppeling in te regelen?

Indien betalingen zijn verricht via Mollie, dan kun je vrij simpel de facturen afletteren. Exact Online heeft namelijk een webhook die aangeroepen kan worden om deze transacties te verwerken.

Als je met Mollie werkt, krijg je meerdere boekingen om betalingen af te punten. Maak voor de boekingen een nieuw grootboeknummer aan. Ga hiervoor naar Administratienaam > Stamgegevens > Boekhouding > Grootboekrekeningen

Hieronder de grootboekrekeningen die aangemaakt kunnen worden:

  • saldo van betalingen via Mollie
  • kosten transacties Mollie
  • Interne overboekingen Mollie

Download het bestand bij Mollie en importeer het in Exact Online om de boeking aan te maken. Het Mollie bestand bevat de betalingen van jouw klanten en de transactiekosten. Wil je echter geautomatiseerd deze bestanden overhevelen? Wij configureren dit in het Brixxs API platform

Neem contact op met Brixxs om de mogelijkheden te bespreken.

Binnen Exact Online facturen importeren is vrij eenvoudig. Exact Online heeft hiervoor een Excel template ontwikkeld. Je dient de verkooptransacties te importeren in Exact Online volgens de richtlijnen. Wil je automatisch je verkooptransacties importeren in Exact Online? Dat configureren wij namelijk in het API koppeling platform van Brixxs. Neem hiervoor contact op om de mogelijkheden te bespreken.