Als een klant een factuur uit Exact Online niet heeft ontvangen, controleer dan eerst of de verkoopfactuur echt is verzonden, naar welk e-mailadres hij is verstuurd en of het bericht door spam-, SPF-, DKIM- of DMARC-controles is tegengehouden. Ligt het probleem vaker bij dezelfde klant of bij alle facturen, dan is het meestal geen losse gebruikerfout maar een mail-, domein- of procesprobleem.
Exact Online factuur niet ontvangen: snelle controle
| Controle | Wat kijk je na? | Waarom belangrijk? |
|---|---|---|
| Verkoopfactuur | Controleer of de verkoopfactuur in Exact Online op verzonden staat en niet alleen als concept of conceptmail klaarstaat. | Zo voorkom je dat je een mailprobleem onderzoekt terwijl de factuur nooit is verzonden. |
| E-mailadres klant | Controleer het factuuradres, extra contactpersonen en eventuele typefouten in het klantdossier. | Veel meldingen over een factuur niet ontvangen komen door een verkeerd of oud adres. |
| Spam en quarantaine | Laat de klant zoeken op factuurnummer, afzender en onderwerp in spam, quarantaine of beveiligde mailomgeving. | Facturen met PDF-bijlagen of betaallinks kunnen strenger worden gefilterd. |
| SPF, DKIM en DMARC | Controleer of de domeininstellingen passen bij de manier waarop Exact Online of de mailserver de factuur verstuurt. | Verkeerde DNS-records kunnen zorgen dat verkoopfacturen wel verzonden lijken, maar niet betrouwbaar aankomen. |
| Herhalen of escaleren | Stuur een testfactuur naar intern en naar de klant; herhaal het probleem bij meerdere klanten, leg dan logging en beheer vast. | Bij structurele problemen is API-beheer of mailbeheer nodig in plaats van alleen opnieuw verzenden. |
Wanneer ligt het aan Exact Online, mail of een koppeling?
Gaat het om een enkele klant, begin dan bij het e-mailadres, de spammap en een nieuwe verzending. Gaat het om meerdere klanten of om facturen vanuit een webshop, CRM of betaalflow, controleer dan de volledige route: order of deal, verkoopfactuur in Exact Online, e-mailafzender, PDF-bijlage, betaallink en eventuele statusupdate terug naar CRM of webshop.
| Situatie | Waarschijnlijke oorzaak | Praktische vervolgstap |
|---|---|---|
| Klant mist één factuur | Verkeerd adres, spamfilter of niet opnieuw verzonden na correctie. | Controleer contactgegevens, stuur opnieuw en noteer de gekozen afzender. |
| Meerdere klanten missen facturen | SPF, DKIM, DMARC, mailserver of afzenderreputatie. | Laat DNS en mailroute controleren voordat je bulk opnieuw verstuurt. |
| Factuur uit webshop of CRM ontbreekt | Order, deal of contact is niet goed naar Exact Online doorgestuurd. | Controleer de koppeling met bijvoorbeeld WooCommerce, Shopify, Pipedrive of HubSpot. |
| Betaalstatus of Mollie-link klopt niet | Factuurmail, betaallink en betaling lopen niet door dezelfde gecontroleerde flow. | Leg vast welk systeem leidend is voor factuurstatus, betaling en herinnering. |
Exact Online factuurproces automatiseren zonder bezorgproblemen
Wanneer verkoopfacturen uit Exact Online onderdeel zijn van een groter proces, helpt Brixxs met een beheerde route voor factuur versturen, statuscontrole, foutmeldingen en opvolging. Denk aan een koppeling met WooCommerce en Exact Online, Shopify, Pipedrive, HubSpot, Mollie, n8n of Make.com. Bij structurele fouten is API-beheer belangrijk: logging, retries, foutwachtrij en duidelijke eigenaarschap zorgen dat een niet ontvangen factuur niet ongemerkt blijft liggen.
Wat doet Brixxs bij terugkerende factuurproblemen?
We beginnen met de zichtbare oorzaak: verzendstatus, e-mailadres, mailheaders, spamfilter, DNS-records en de route vanuit Exact Online. Daarna kijken we of de verkoopfactuur onderdeel is van een koppeling of workflow. Als dat zo is, leggen we per stap vast waar fouten ontstaan, wie de melding krijgt en wanneer een factuur automatisch opnieuw mag worden aangeboden.