Waar kan ik een voorbeeld personeelsreglement auto document in Word downloaden?

Lease auto Personeelsreglement

 

(bedrijf)  kan voor de uitvoering van zijn werkzaamheden u een dienstauto ter beschikking stellen. Bij het gebruik van een lease auto zijn de volgende bepalingen van toepassing, waarbij onder meer rekening is gehouden met de fiscale wetgeving en de richtlijnen van de Belastingdienst. Sinds 1 januari 2006 wordt de waarde van het privégebruik van een auto van de zaak als loon belast. De werkgever is verplicht loonheffing in te houden over het bedrag van de zogenaamde autokostenfictie. In verband daarmee hoeft u de auto van de zaak niet afzonderlijk op te nemen in uw aangifte inkomstenbelasting.

 

 

Fiscale bijtelling

 

Zodra u de beschikking krijgt over een lease auto, wordt dat aangemeld bij de Belastingdienst. De wet gaat er van uit dat u. als u beschikt over een auto van de zaak, die auto ook voor privé doeleinden gebruikt. In verband met het privégebruik wordt een bedrag gelijk aan 25% van de catalogusprijs van de auto tot het belastbare loon gerekend, ongeacht hoeveel privékilometers u in werkelijkheid aflegt. Als catalogusprijs wordt uitgegaan van de nieuwprijs, inclusief de ‘af fabriek’ geleverde extra’s, BTW en BPM.  U kunt de bijtelling van 25% voorkomen, indien u kunt bewijzen dat u niet meer dan 500 privékilometers hebt afgelegd. U moet dan bij de Belastingdienst een “Verklaring geen privégebruik auto” aanvragen, zodat (bedrijf) als werkgever geen loonheffing hoeft in te houden. Ook als u een bestelauto ter beschikking wordt gesteld, die niet geschikt of ingericht is voor personenvervoer zal geen bijtelling plaatsvinden. Deze regeling wordt aangeduid als de autokostenfictie.

 

 

Eigen bijdrage privégebruik

 

In bepaalde gevallen kan (bedrijf)  een bijdrage van u eisen. Dat is het geval indien:

–              het toegestane aantal gereden kilometers voor privé gebruik hoger is dan 5.000 kilometer op jaarbasis;

–              de verhouding tussen het privégebruik en het zakelijk gebruik daartoe aanleiding geeft;

–              het brandstofgebruik in belangrijke mate afwijkt van het voorgecalculeerde gebruik.

De eigen bijdrage die u aan (bedrijf) betaalt voor het privégebruik van de lease auto, vermindert de bijtelling. Als de bijdrage, die u aan (bedrijf) betaalt, hoger is dan de bijtelling, vindt geen loonheffing plaats.

 

 

Gebruik van de lease auto

 

Zoals uit het bovenstaande blijkt kunt u een door (bedrijf) beschikbaar gestelde lease auto voor privé doeleinden gebruiken. Voorwaarde voor het gebruik van een lease auto is het bezit van een in Nederland geldig kentekenbewijs. De lease auto, die u ter beschikking wordt gesteld, mag alleen door u, of met toestemming van uw projectleider of leidinggevende door een van de collega’s van (bedrijf), worden bestuurd.

 

Het maximum aantal toegestane kilometers voor privégebruik is 5.000 kilometer per jaar.

 

Voor het gebruik van een lease auto tijdens de vakantie is toestemming nodig van de Directeur. Hij behoudt zich het recht voor om de lease auto tijdens uw vakantie aan andere werknemers ter beschikking te stellen. Ook bij (langdurige) ziekte of arbeidsongeschiktheid kan de Directeur beslissen dat de auto (tijdelijk) aan andere medewerkers ter beschikking wordt gesteld.

 

Schade aan de lease auto, welke het gevolg is van uw nalatigheid, onachtzaamheid of ondeskundig gebruik wordt op u verhaald. Schade, die om welke reden dan ook niet door een verzekeringsmaatschappij wordt vergoed, wordt eveneens op u verhaald.

 

Het rijden onder invloed van alcoholhoudende dranken, drugs of enig ander verdovend of bedwelmend middel of medicijn is verboden. Voorts wordt verondersteld dat u zich strikt houdt aan de wegenverkeerswetgeving  en voorbeeldgedrag vertoont in het verkeer. Het gebruik van de lease auto voor snelheids-, prestatie- of betrouwbaarheidseisen, dan wel het rijden op gesloten circuits voor het geven van lessen of het deelnemen aan races is eveneens verboden onderhoud, reparatie en technische inspecties

 

Onderhoud, reparaties en inspecties worden conform de instructies van de leasemaatschappij uitgevoerd. U dient zelf toe te zien op een stringente uitvoering van de richtlijnen terzake. Onderhouds- en reparatiewerkzaamheden dienen te worden uitgevoerd door de door de leasemaatschappij aangewezen garage of dealer. De administratieve afhandeling wordt tussen de desbetreffende garage of dealer en de leasemaatschappij afgehandeld. Bij het gebruik van een lease auto bent u verplicht om:

–              de lease maatschappij te allen tijde in staat te stellen controle uit te oefenen op de staat waarin de lease auto zich bevindt;

–              de voorgeschreven periodieke onderhoudsbeurten tijdig te doen uitvoeren;

–              eventuele reparaties tijdig te laten uitvoeren, waardoor grotere schade en/of reparaties worden voorkomen;

–              de auto te gebruiken zoals het naar algemeen maatschappelijk inzicht hoort, hetgeen onder meer inhoudt dat periodiek de diverse vloeistofniveaus worden gecontroleerd en zo nodig worden bijgevuld.

 

De vervanging van banden, het herstel van schades en het uitvoeren van reparaties buiten de reguliere onderhoudsbeurten vinden uitsluitend plaats met toestemming van de leasemaatschappij. Voor het vervangen van banden geldt als richtlijn een minimale profieldiepte van 2 mm.

 

De kosten van het wassen, poetsen, inclusief onderhoudsmiddelen,  en eventuele kosten van stalling komen voor uw rekening. Deze kosten kunnen als eigen bijdrage in mindering worden gebracht op de fiscale bijtelling.

 

 

Brandstof

 

De kosten voor brandstof, die in Nederland gemaakt worden, worden rechtstreeks met de leasemaatschappij verrekend. Daartoe wordt u door de leasemaatschappij een brandstof ter beschikking gesteld. Voor het gebruik van de pas worden door de maatschappij richtlijnen gegeven. Meestal kan worden volstaan met een bij de pas verstrekte pincode. Bij het gebruik van de pinpas wordt de kilometerstand altijd ingevoerd. U kunt de tankpas in het buitenland niet gebruiken. Van u wordt verwacht dat u maatregelen neemt om misbruik van de pas en pincode te voorkomen.

 

De in het buitenland gemaakte kosten voor brandstof worden door (bedrijf)  vergoed indien de buitenlandse reis een zakelijk karakter heeft. De gemaakte kosten kunnen met behulp van het declaratieformulier en de daarbij behorende bonnen worden gedeclareerd bij het Hoofd Binnendienst.

 

De bonnen van de brandstofpas dienen maandelijks te worden ingeleverd bij het Hoofd van de Binnendienst.

Wanneer blijkt dat een onrechtmatig gebruik van de brandstofpas is gemaakt, kunnen door de Directeur disciplinaire maatregelen worden getroffen en zal geleden financiële schade door middel van inhouding op uw salaris worden verhaald.

 

 

Schade aan de lease auto

 

In geval van schade aan de lease auto dient u de leasemaatschappij en het Hoofd van de Binnendienst onmiddellijk daarvan op de hoogte te stellen. U dient daarbij de door de leasemaatschappij gegeven instructies voor de afhandeling van de schade nauwkeurig op te volgen.

U dient terstond bij het ontstaan van de schade, doch uiterlijk 24 uur na de schademelding, de aangifteformulieren voor de schade volledig in te vullen en te ondertekenen. Vervolgens zent u deze, zo mogelijk met een proces verbaal of politierapport,  rechtstreeks toe aan de leasemaatschappij. Tevens draagt u zorg voor een kopie van deze documenten voor het Hoofd van de Binnendienst.

 

Bij het ontstaan van schade aan uw auto of van een derde is het niet toegestaan schuld te bekennen ten aanzien van de toedracht of oorzaak en gevolg. Evenmin mogen toezeggingen worden gedaan over het eventueel vergoeden van schade.

De financiële gevolgen van het niet, of het niet tijdig en juist door u melden van schade komen voor uw rekening.

 

De is casco en WA verzekerd met een eigen risico van E 250 per gebeurtenis. Indien het eigen risico niet door de verkeringsmaatschappij wordt vergoed en de oorzaak van de schade redelijkerwijs aan u kan worden toegerekend, zullen de schadepenningen op u worden verhaald. Dat geldt eveneens ten aanzien van schades , waarvoor de leasemaatschappij ingevolge artikel 31 van de Wegenverkeerswet aansprakelijk is gesteld als gevolge van het gebruik door u van de desbetreffende lease auto.

 

 

Boetes

 

Kosten en boetes als gevolg van (verkeers)overtredingen, strafbare feiten door uw gebruik van de lease auto, en hen die met uw goedvinden de auto besturen, komen voor uw rekening. Dat geldt ook voor de kosten van ondeskundig gebruik en/of veroorzaakte defecten aan de lease auto. De kosten en boetes worden door inhouding op het salaris verreken, tenzij de boetes rechtsreeks aan de vorderende instantie door u zijn betaald.