Gaat een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering of ongevallenverzekering voor de werknemer ten laste van de vrije ruimte?

De vergoedingen en verstrekkingen die van rechtswege bij de werknemer zijn belast kunnen niet als werkkosten worden aangemerkt door de werkgever. Deze loonbestanddelen zijn een woning, een auto van de zaak (voor zover het voordeel daarvan toerekenbaar is aan buitengewone beveiligingsmaatregelen), geldboetes, vergoedingen voor misdrijven waartoe de werknemer is veroordeeld, vergoedingen voor wapens en munitie (tenzij hier ontheffing voor is verleend) en voor vergoedingen voor dieren waar bestuursrechtelijke of strafrechtelijke maatregelen tegen zijn genomen.

Dit zijn vergoedingen en verstrekkingen die voor de loonheffingen niet zijn belast en dus geen invloed hebben op de vrije ruimte van 1,2%.

De gebruikelijkheidstoets is vanaf 1 januari 2016 aangescherpt. Een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling is niet langer gebruikelijk als deze meer dan 30% afwijkt van eerder overeengekomen omstandigheden. Van belang hierbij zijn de hoogte van de kosten, de aangewezen vergoeding en de behandeling van deze vergoedingen de toepassing van de werkkostenregeling. Daarnaast is het belangrijk dat er gekeken wordt of collega’s of werknemers van andere ondernemingen in dezelfde omstandigheden ongeveer dezelfde vergoeding ontvangen.

Dit vormt een beperking binnen de werkkostenregeling. Hierbij mag de waarde van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet meer dan 30% hoger zijn dan wat gebruikelijk is in overige overeenkomstige omstandigheden. Het is aan de werkgever om per vergoeding of verstrekking te toetsen of deze gebruikelijk is. Als de vergoeding of verstrekking meer dan 30% hoger is dan gebruikelijk, dan komt deze vergoeding of verstrekking bij het te belasten loon van de werknemer. De gebruikelijkheidstoets is ingevoerd om oneigenlijk gebruik van de werkkostenregeling te beperken.

Deze vallen inderdaad onder de gerichte vrijstelling, mits de werkgever de kosten daarvoor aanwijst als werkkosten. Ook moeten de voorzieningen onderdeel uitmaken van het arboplan van de werkgever.

Dit mag, maar daar zijn wel een aantal voorwaarden aan verbonden. Zo moeten deze kosten door de werkgever gespecificeerd worden per kostenpost naar aard en veronderstelde omvang. Ook moet de werkgever deze vergoeding kunnen onderbouwen bij een eventuele inspectie met een steekproefsgewijs onderzoek. De werkgever zal verder aannemelijk moeten kunnen maken bij een aanvullende vergoeding dat de werkelijke uitgaven hoger zijn dan het bedrag van de vaste vergoeding.

De werkgever berekent zelf wanneer er eindheffing werkkosten moet worden afgedragen. Dit wordt door de Belastingdienst ontvangen middels de loonaangifte. Uit de administratie moet duidelijk blijken welke vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers zijn gedaan. Deze kosten moeten benoemd worden als gerichte vrijstelling, nihil-waardering, intermediaire kosten of kosten ten laste van de vrije ruimte.

De vrije ruimte wordt ook wel het algemeen forfait het werkkostenbudget of de werkkostenruimte genoemd. Een werkgever mag op jaarbasis maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. De werkgever verantwoordt deze kosten op collectief werkgeversniveau en hoeft deze niet meer per individuele werknemer te toetsen.

Dit onderscheid is vaak moeilijk te maken. De werkgever zal met name bij representatieve uitgaven kritisch moeten beoordelen van welke kosten er precies sprake is. De bewijslast en beoordeling tot het karakter van intermediaire uitgaven ligt bij de werkgever als inhoudingsplichtige.Om een eventuele discussie met de Belastingdienst te voorkomen, is het aan te raden om de werknemer de naam van de werkgever op de factuur te laten zetten wanneer hij kosten moet voorschieten. Deze tenaamstelling zal meer duidelijkheid geven dat het om intermediaire kosten gaat. Ook voor BTW-doeleinden is dit de juiste manier aangezien de werkgever anders wellicht de BTW niet (geheel) kan terugvragen.

Dit geldt voor voorzieningen op de werkplek waarbij het niet gebruikelijk is dat deze ergens anders gebruikt zullen worden, zoals bijvoorbeeld de werkplek zelf, een kopieerapparaat, en dergelijke. Ook is dit van toepassing op kleding die de werkgever aan de werknemer ter beschikking stelt welke uitsluitend geschikt is om tijdens werktijd te dragen of wanneer deze kleding achterblijft op de werkplek. Verder geldt de nihil waardering voor consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd.