Anders dan gebruikelijk: de kascontrole voor stichtingen en verenigingen
Minder collega’s op het kantoor, meer thuiswerken en vergaderingen via Microsoft Teams of Zoom. Het zijn zomaar wat voorbeelden van elementen die ook stichtingen en verenigingen in coronatijd niet vreemd zijn. Desondanks is er één element dat er voor hen in het bijzonder anders uitziet – en dat is de kascontrole.
Het belangrijkste verschil met het pre-coronatijdperk is dat de kascontroles nu tijdelijk op afstand plaatsvinden. Een nieuw fenomeen en een behoorlijk ander tafereel dan de gebruikelijke check in aanwezigheid van onder meer de penningmeester.
Pdf’s als alternatieve kascontrole
En dus zijn sommige stichtingen en verenigingen nog altijd op zoek naar alternatieve methodes om de kascontrole mee in te richten. Een voorbeeld daarvan is het doorsturen van de daarvoor benodigde pdf’s. Alle banken bieden stichtingen en verenigingen de mogelijkheid om hun bankmutaties in één helder document te downloaden – dat kan, indien gewenst, ook per kwartaal of per maand. Dit overzicht kan dan vervolgens naar de penningmeester, de kascommissie en andere bestuursleden worden verstuurd, zodat de kascontrole op afstand kan worden afgerond.
Online boekhoudprogramma’s
Een bezwaar tegen dit fenomeen is simpelweg het idee dat belangrijke, financiële informatie zomaar wordt rondgestuurd. Hoewel de kans klein is dat er iets misgaat, wekt dit her en der het gevoel van onveiligheid op. In dat geval kan een online boekhoudprogramma uitkomst bieden.
Het verschil met een pdf van de bank is dat dit soort programma’s toegankelijk zijn via een beveiligde omgeving. Verenigingen en stichtingen moeten bijvoorbeeld eerst inloggen met een persoonlijke gebruikersnaam- en wachtwoordcombinatie – voor ze bij belangrijke documentatie kunnen komen.
Online boekhoudprogramma’s zijn zodoende een populair alternatief tijdens de coronacrisis – en dat niet alleen. De kans is aanwezig dat veel stichtingen en verenigingen deze manier van werken ook na de pandemie aanhouden. Het kost tenslotte even tijd om zo’n systeem goed op te zetten, maar wanneer het dan staat scheelt het behoorlijk wat tijd.
